Как эффективно организовать IT-обслуживание в организации
Содержание:
В современном мире диджитал-технологии стремительно развиваются. Руководителям компаний необходимо осознавать, что именно использование современных программ, качественное обслуживание IT-инфраструктуры — основополагающее звено.
Если сервис проводится непрофессионально, а то и вовсе отсутствует, то ошибки в работе ПО и оборудования — обычное дело. Сотрудники теряют время и неэффективно выполняют свои задачи. Кроме того, возрастает вероятность утраты бизнес-информации.
Как организовать процесс IT-обслуживания
Прежде всего, руководителю компании необходимо определить свои требования и ожидания от сотрудничества — например:
- выполнение договорённостей;
- решение текущих ситуаций, быстрый отклик;
- постоянный фидбек и др.
Затем следует разобраться, какой вариант обслуживания — оптимальный. Проясните с данной целью такие вопросы:
- Какие проблемы с IT есть сейчас?
- Что вы ожидаете от IT-специалиста или компании?
- Какое количество времени вы готовы уделять взаимодействию с IT-специалистом или компанией?
- Какой уровень поддержки вам нужен (круглосуточная, в рабочее время)?
- Есть ли у вас специфические требования к компании (IT-специалисту) — сертификаты, опыт работы с определёнными технологиями?
- Как мы в настоящее время обеспечиваем работу айти-подразделения?
- С какими сложностями и проблемами мы сталкиваемся?
- Какие вопросы относятся к ежедневной рутине?
- Сколько времени в день требуется IT-специалист?
- Какими средствами располагает компания?
Аутсорсинг как вариант сотрудничества
В качестве альтернативы можно рассмотреть заключение договора с компанией на аутсорсе. Стоимость услуг определяется исходя из нюансов построения IT. Для коммуникации с каждым клиентом предоставляется системный администратор, который при необходимости задействует сотрудников других специализаций для решения более сложных задач.
Преимущества
Такой подход обеспечивает удобство «одного окна», где клиент может получить помощь по всем вопросам от одной компании. Аутсорсеры предлагают опытных специалистов, которые оперативно реагируют на запросы и всегда доступны для связи. Благодаря взаимозаменяемости и многозадачности, проблемы решаются быстро и эффективно. Кроме того, многие задачи уже имеют готовые решения.
Аутсорс также позволяет снизить издержки, если сравнить с персоналом в штате — отчисления, взносы, создание рабочего места. При этом аутсорсер несет финансовую и юридическую ответственность.
Недостатки
Услуги ИТ-компаний могут быть дороже в сравнении с “частниками”. Иногда компании могут страдать от бюрократизации процессов, а это влияет на сроки реагирования на текущие проблемы.
Как выбрать исполнителя
Чтобы сотрудничество было эффективным, важно ответственно подойти к привлечению контрагента. Насколько четко будут детализированы условия договора — настолько комфортны будут дальнейшие коммуникации.
Составьте подробную информацию о кандидатах: опыт работы, навыки, задачи на предыдущих местах. Если вы выбрали сотрудничество с юрлицом — ознакомьтесь с типовым договором. И независимо от того, какой вариант вы выберете, попросите предоставить рекомендации. Свяжитесь с бывшими работодателями или действующими клиентами.
Важные моменты в ходе сотрудничества
Для комфортного и эффективного сотрудничества понадобится:
- быстрая поддержка по заранее обозначенным каналам связи;
- исполнитель, отвечающий за принятие решений по наиболее важным вопросам;
- система оценки работы;
- регулярная отчетность, контроль предоставляемого сервиса.
Если говорить о работе оборудовании, для начала нужно:
- мониторинг процессов и инфраструктуры;
- определенность при возможном возникновении нештатных ситуаций;
- стандартизация всей информационной структуры;
- превентивные действия — должен быть организован процесс предотвращения вероятных проблем.
Важные моменты при выборе исполнителя и в ходе предоставления услуг
- Резервное копирование важной информации, баз данных должны быть на регулярной основе. Иногда этим вопросом пренебрегают, а последствия могут быть плачевными.
- Ещё одна уязвимость — надёжное хранение доступов к оборудованию и различным сервисам. Часто эти данные хранятся хаотично или вовсе утрачиваются. Существует множество программ, позволяющих сохранить пароли. В любом случае данная информация должна быть доступна вам как заказчику.
- Чтобы снизить вероятность потери данных, должен быть составлен документ о неразглашении информации, в случае нарушения которого исполнитель подвергается финансовому взысканию.
Почему стоит рассмотреть аутсорсинг
Делегирование полномочий сторонней компании может быть полезным в разные периоды жизни компании:
- Становление. Закупка и настройка оборудования, создание локальной сети, установка и настройка ПО и других продуктов.
- Рост. Обновление айти-инфраструктуры, организация новых рабочих мест, систем и доработка ПО.
- Зрелость. Повышение эффективности работы компании, обеспечение бесперебойности и автоматизации процессов, кибербезопасность, внедрение различных программных и аппаратных решений.
- Кризис. Уменьшение расходов на технику и технологии, “удалёнка” для персонала и другие меры.
Сотрудничество с фирмой на аутсорсинге обеспечивает стабильную ИТ-поддержку, какой бы этап ни проходил ваш бизнес. Персонал компании может сосредоточиться на своих основной работе — возможные проблемы с инфраструктурой лучше решат квалифицированные ИТ-специалистам. Это позволяет компании работать с максимальной отдачей.
Если у компании есть развитая региональная (тем более — международная) сеть представительств и филиалов, ИТ-аутсорсинг также станет оптимальным решением. Централизация процессов (администрирование, ведение базы инцидентов для оперативного решения вопросов) позволяет, своевременно обновлять ПО и удаленно решать возникающие проблемы.
Заключение
С каждым годом бизнес всё активнее передаёт часть функционала на аутсорс — теперь это не только бухгалтерский и кадровый учет, но и ИТ-подразделение. Компания «АйТи Спектр» за 13 лет наработала солидный опыт и надежную репутацию, поэтому мы предлагаем только наиболее эффективный айти-сервис.
Обсудить все вопросы сотрудничества можно, позвонив нам или написав в мессенджеры.
